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管理好时间的底层原理,全在这里了!
【来源】管理智慧微信公号            【发布时间】2020年04月07日
 

  (一)“必须做”和“我要做”

  我把一个人每天所有要做的事情,大致划分成两部分:“必须做”和“我要做”。

  什么意思呢?前者指的是“为了维持生存所不得不做的事情”,后者指的是“我发自内心想做的事情”。

  举几个例子:通勤,开会,日常重复的机械性事务 —— 比如填表、整理文档、拉取数据,这些都属于前者。

  吃饭,睡觉,打扫卫生,如果有孩子,还要带孩子、哄孩子,这些也属于前者。

  如果你习惯在家做饭,那么还得算上买菜、备菜、做饭、洗碗、清理灶台油污的时间,等等,这些都属于“必须做”。

  为什么我们每天都觉得不堪重负?很多时候就是因为,我们的时间,被这些鸡毛蒜皮、无关紧要的琐事填满,每当我们想歇口气时,它们又悄悄冒出来,让你感觉,每天都在陷入一个黑暗的无底洞。

  更可怕的是:当我们终于把它们消灭掉了、腾出了时间,我们往往又会觉得“好累啊,让自己休息一下吧”。于是,我们用娱乐来填补本该是“我要做”的时间,把它们挥霍掉。

  这导致什么呢?我们每天都在做着“必须做”的事情,都在为了维持生存而奔波,而仅剩的一点时间,却又轻易地它溜走。日复一日,一天就这样过去了,一生也就这样过去了。

  这就是一个不为人知的真相:吞噬你时间的,往往并不是庞大而复杂的事物,而是这些分散在每一天里面的、平淡无奇的日常。

  所以,我要跟你分享第一个大原则就是:想办法压缩一切“必须做”,尽力腾出时间,去做“我要做”。

  不妨试一试,把自己每天、每周,所有的“必须做”列出来,再逐条去问自己:

  (1)这件事情一定要做吗?不做后果会怎么样?我能不能尽量拖延或干脆放弃?

  比如:领导随手丢给你一个活,这个活一定要做吗?其实不妨判断一下,如果没有明确的截止时间,领导似乎也不是很上心,那不妨先放着,等有空再说。

  (2)我能否把它外包、移交出去?或者压缩流程,利用工具,来减少它的时间?

  如果你需要每天做饭,那能否尽可能压缩流程?比如,一次性买齐三天或一周的菜;购买已经加工好、备好的材料包;用更简单、更流程化的烹饪方式……等等。

  (3)如果上面都不行,我能否将它们「化零为整」,集中起来安排一个时间去处理,避免打乱自己的节奏和状态?

  举个例子,我常用的方式,是建立一个清单,叫做“Dessert”。然后,把所有“不得不做”的琐事,全部丢进里面。每一天,等手头的事情告一段落,或是需要休息一下时,就打开这张清单,一件一件去做。

  一方面,这可以帮助我切换思绪,恢复精力;另一方面,又可以避免这些琐事占用我正常的时间,影响我的状态和节奏。

  只有直面这些“时间黑洞”,我们才能获得自由。

    (二)目标感和意义感

  在第一点中,可能有些朋友会说:你说得很对,可是我就喜欢做饭呀,做饭对我来说是一种享受,我干嘛要“压缩”它的时间呢?

  很简单,这时,做饭对你来说,就不是“必须做”了,而是一种享受生活乐趣的“我要做”。这当然是没有任何问题的。

  不过,仅仅停留在这一步,或许还不够。我会建议你:带着“目标感”去生活。

  “目标感”是指不仅仅满足于手头的事情,更要去思考,从长远来看,它的意义是什么?它可以如何帮助我达到更高层次的目标?

  这里要提一个概念:OKR目标思维。

  传统的KPI,是自上而下的:上级给你指定一个要求,你想方设法去完成它,只看结果,不问其他。

  但OKR的思维,更多是一种自下而上的平衡和和谐:大家坐在一起,通过沟通,一起得出一个共识:我们的目标是什么?(Objectives)。然后,每个人再分头去思考:围绕这个目标,我可以做些什么,来更好地满足它、达成它(Key Results)?

  尽管OKR主要用在职场里,但在生活中,我们也可以从中得到两个启发。

  第一个启发,是跳脱你的“圈层规训”,更多地从你的自主性出发,去思考:“我想要什么?”而不是“我应该怎么样”。

  什么意思呢?举个例子:每个人在生活中都会有许多角色,公司里的部门主管,伴侣面前的另一半,子女眼中的父母,等等。但这些角色往往都是别人贴在我们身上的标签,它们承载的,是别人对我们的理解和期望,也是这个身份所必须尽到的义务和职责。

  你有没有想过,除去了这些身份和标签之外,你想做的事,想过的生活,是什么样的?

  很多人总是在说“以后”、“等有机会了”、“将来”……不要再无限期推迟了,不要为了满足别人的期望而活着。不妨问一问自己:那些我真正想做的,能够给予我激情和满足感的,能让我感到存在的意义的,究竟是什么?

  这些才是你的“目标”。

  第二个启示,是把目标分解到生活中,让通往目标的路径,成为你的“我要做”。

  如果你想开一间店,那么,你可以试着去筹备一笔款项,去学习相关的知识,去认识和接触行业里的人,去寻求潜在的合作伙伴和团队伙伴,去做一些微小的常识和探索……这些都可以安排起来,作为你年度、季度、月度的“关键结果”。

  关键在于:当你在做一件事情的时候,你是单单为了它本身而做,还是为了一个更高层次的意义而做?

  这就是“目标感”。带着目标感去做一些短期未必有用,但长远来看,跟你的“目标”保持一致的事情,才是保证你不断前进、成长 。而不是“每天周而复始地重复”的关键。

  当然,也可能有朋友会问:可是我为什么一定要追求成长呢?我难道就不能安于现状吗?当然也是可以的。不过,这样的读者应该也不会喜欢看我的文章吧。

   (三)过滤箱

  过滤箱是时间管理的一个核心技巧。可以说,掌握了过滤箱,你就已经有能力,自己构建出一套适合自己的管理体系了。

  什么是过滤箱呢?想一想:我们写在待办清单里面的事项,可能有好几十件。这里面,可能有长期的,短期的,重要的,次要的,需要用电脑完成的,需要手机的,可能还有购物清单、学习清单、待看的影视剧清单……

  这么多的事情,我该如何快速选出“我此时此刻要做的事情”呢?

  这就是过滤箱的作用。它的本质其实就是“场景”:在不同的场景,我可能有不同的事情要做,那么,无需我手动去找,我就可以通过事先定义好的规则,把适用于该场景的任务全部呈现出来。

  最简单的过滤箱,就是标签。举个自己的例子:我的任务清单里面,会对不同的任务打上标签,比如:购物,学习,娱乐,外出,思考……

  这样,当我出门购物时,打开“购物”标签,就能直观看到有哪些东西是要买的;当我忙完手头的事情、想休息一下时,打开“娱乐”标签,就能选一部片子开始看;当我在外面,暂时没有事情可以做时,打开“思考”标签,就能看到有哪些问题需要进一步考虑,就可以把这些碎片时间利用起来……

  这两年我去深圳去得多,所以甚至还放了一个“深圳”标签。平时看到一些有趣的小店就顺手放进去,当我到深圳出完差,就可以按图索骥去逛一逛、看一看。

  再举个例子:如果你的团队里有三个人,暂且称为小白、小王和小火锅,那么,不妨在记录任务时,顺手打上他们的名字作为标签。这样,打开“小火锅”标签,就可以快速看到,他完成了哪些事情,目前还有哪些任务需要跟进。

  这些是最简单的做法。很多时候,情况可能会更复杂一些。比如:我现在状态非常好,想把这一周里优先级最高的那件事情赶紧拿出来完成,怎么做呢?我就可以设立一个过滤箱,令其满足:时间=本周且优先级=最高且标签=无。

  再比如,明天周五了,我想把团队里已经过了截止日期、但还没搞定的任务汇总一下,敲打敲打他们,怎么建立过滤箱呢?就可以是:时间=已过期 且 标签=小白or小王or小火锅。

  再比如:我想总结一下,上个月都干了哪些比较重要的事情,那么就可以是:时间=上个月 且 标签=无 且 优先级不等于无(这样就可以把设置了优先级的都筛选出来)。

  诸如此类。

  在绝大多数任务管理软件中,每一个任务,一般都有4种属性:清单(有些叫项目),标签,时间,优先级,每个属性又可以有不同的取值。因此,巧妙地组合它们,就可以构建出几十上百种不同的条件,来满足你的需求。

  基本上,只要是需要反复使用的场景,都可以为它建立一个过滤箱,成为一个固定的视图。

  几乎所有的任务管理软件都有这个功能(不同的工具,可能会写作“智能清单”、“筛选”、“透视”,功能是一样的),当然,大多数需要付费。

  如果你每天要做的事情很少,或许用不上;但如果事情很多,又不希望在繁复的条目里面来回翻找,那这个功能是非常必要的。

    (四)收集和分发

  所有的时间管理方法和工具,本质上,其实都是在解决一个问题:如何实现有效的收集和分发?

  打个比方:你可以把我们的时间看作一辆列车。每天,列车都会从起点站出发,驶向终点站。在这个过程中,不断会有人上车(收集)、下车(分发) —— 那么,如何把每位上车的乘客都顺利送到他们的目的地,就是我们要达到的目的。

  经典的 GTD 工作法,思路是这样的:

  (1)把所有想到的、突发的任务,全部记下来,清空大脑。

  (2)2分钟内能否完成?能,立刻去做。不能,进入下一步。

  (3)是一个想法还是一个行动?前者,放进仓库里待用;后者,进入下一步。

  (4)是一个复杂项目还是一个简单行动?前者,把它拆解成一系列简单行动;后者,进入下一步。

  (5)最后,决定它的最终去向:今天待办;安排给别人;推迟。

  严格践行这套流程,就可以使得每一个任务,最终都能流动到一个合理的“归宿”,不遗漏,不拖延。

  另一个 AutoFocus 方法则更简单:列一张清单,每有新的任务进来,就添加到清单底部。工作时,从清单顶部往下逐条检查,觉得哪一项任务想做就立刻去做,做完再把它划掉,重新从顶部开始往下检查,循环往复。

  我自己的流程是这样:

  (1)产生任何想法或任务时,立刻记下来。

  (2)如果是想法或信息,转移到笔记软件里面,留着备用。

  (3)每天定期对任务进行检视,如果有明确场景的,打上标签。没有的进入下一步。

  (4)预估任务完成所需的时间和截止日期,给任务标上时间。如果不重要的,就先放着。

  (5)如果一项任务长期停留在“已过期”或“待安排”里面,那就说明它不是那么重要,考虑把它删掉。

  所有的待安排事项,放在工作台的“已过期”和“无日期”里面。

  持续跟进,指的是安排给别人执行的工作。

  长期目标,指的是在第二点“目标感与意义感”中提到的OKR。

  你可以参考我的流程,自己设立一套任务分发流程。大体上,满足这几个条件就好了。

  1.先把任务统一收集到收集箱里,再每天定期对任务进行检查,挑出“需要做的”

  这样做的目的,是把收集箱当成一道筛子,对任务筛一遍。只有那些真正重要的、必须去做的,才会进入正式的执行流程。其他的,先放着,实在安排不上就删掉。

  这可以帮助我们做到“聚焦”,避免把时间花在无用的琐事上面。

  2.每一个任务都必须有归宿

  要使一套流程能够长期、持续运转下去,就必须能够保持适当的空间,不会使到任务无限制地堆积。所以,每一个任务,要么去落实,要么安排明确的时间去落实,要么把它清理掉,不要让它们全部堆积在清单里。

  3.化囤积为流动

  这一点主要是针对进入笔记的想法和信息。我们总是特别喜欢囤积,但不喜欢消化 —— 你每天可能把数十条信息丢进笔记里,却再也不会去看它们一眼。

  这就导致了:久而久之,你连笔记里有哪些信息,自己都记不得了。又怎么能让这些信息派上用场呢?

  所以,我同样在笔记里建立了一个过滤箱「本周」,定期打开,检视一下:这周又新增了哪些笔记?我可以如何处理它们?是整合起来,去查询相关信息,还是去补充完善它们?

  需要执行的,就按照前面的流程,新增任务到待办清单里面。

    (五)精力和时间块

  请你快速回答一个问题:你认为,每天真正能用在工作上,实现有效产出的时间,是几个小时?

  8小时?7小时?6小时?

  但实际上,许多研究表明:在传统的 8 小时工作模式下,大多数办公室白领实际的工作时间,大约在 3-4 个小时左右。

  比如:工作心理学家 K. Anders Ericsson 的研究表明:一个人每天“最优”的工作时间,是 4—5 小时。超出了这个时间,人们就会疲劳、分心、状态低落,会导致工作出错或表现不佳。

  而哪怕是在这4—5小时里面,不同的时间段,每个人的精力状态也是不同的。有些人在早上会精力充沛,斗志昂扬;但有些人整个早晨都无精打采,从下午三四点开始才达到高峰期;也有些人到了晚上9点、10点,状态最好,可以心无旁骛地工作……

  无论你是哪一种,原则都是一样的:把你状态最好的时间段,用来处理“最重要”的事情。再把其他次要的事情,安插到状态一般的时间段。

  我自己的习惯是这样:每天安排5小时的时间,并以15分钟为一个时间块,也就是每天会有20个“时间块”。然后,安排任务时,我会预估:这个任务大概需要多少个时间块?2个,5个,还是10个?

  一旦填满这20个时间块,我就视为“这一天已经排满了”,接下来的事情,就会安排到下一天。

  当然,在安排任务的时候,也可以视任务的重要性和优先级,安排到具体的时间段上面 —— 这一块可以参考前面的过滤箱。

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